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Beim Erwerb eines neuen Computers für berufliche Zwecke besteht die Möglichkeit, die anfallenden Kosten steuerlich geltend zu machen und somit finanzielle Vorteile vom Finanzamt zu erhalten. Dies gilt nicht nur für Neugeräte, sondern auch für gebraucht erworbene private Geräte, die zumindest teilweise beruflich eingesetzt werden. Wann ein PC, Laptop oder Tablet von der Steuerverwaltung als Arbeitsmittel anerkannt wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab.
Berufliche Nutzung – der Dreh- und Angelpunkt
Die Finanzverwaltung ist stets darauf bedacht, dass Steuervergünstigungen nicht für private Zwecke missbraucht werden. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die berufliche Nutzung eines Computers nachzuweisen, wenn die damit verbundenen Kosten steuerlich geltend gemacht werden sollen.
Die Definition der „beruflichen Nutzung“ ist in der heutigen digitalen Arbeitswelt sehr weit gefasst. Computer sind zu einem unverzichtbaren Werkzeug in fast allen Berufsfeldern geworden. Ob es sich um den Austausch dienstlicher E-Mails, die Bearbeitung von Dokumenten oder auch das Verfassen von Bewerbungen handelt – all diese Tätigkeiten können als berufliche Aufgaben angesehen werden. Dieser umfassende Rahmen bietet auch jungen Berufseinsteigern wie Auszubildenden und Studenten die Möglichkeit, durch das Verfassen von Arbeits- oder Abschlussarbeiten steuerliche Vorteile in Anspruch zu nehmen.
Beispiel: Freiberufler und Selbständige mit Buchhaltungssoftware
Besonders einfach ist der Nachweis der beruflichen Nutzung beispielsweise für Freiberufler und Selbstständige, die in einem techniknahen Bereich wie Programmierung oder Webdesign tätig sind. Mit einer unkomplizierten Geltendmachung kann auch rechnen, wer seinen Computer zur Nutzung einer rechtssicheren Buchhaltungssoftware einsetzt.
Finanzämter und -behörden stehen der Verwendung von Standardsoftware wie Excel und Word für Buchhaltungszwecke grundsätzlich skeptisch gegenüber. Hauptgrund für diese Zurückhaltung ist die mangelnde Nachvollziehbarkeit von Änderungen in solchen Dokumenten. Da diese Programme keine automatische Protokollierung von Änderungen vorsehen, können Daten und Werte leicht manipuliert werden, ohne dass dies nachvollzogen werden kann. In Situationen, in denen es auf die Integrität und Authentizität von Finanzdaten ankommt, wie zum Beispiel bei Rechtsstreitigkeiten oder Betriebsprüfungen, kann der Einsatz solcher Software daher zu erheblichen Risiken führen. Um solche Probleme zu vermeiden, empfiehlt es sich, spezialisierte Buchhaltungssoftware zu verwenden, die den Anforderungen und Standards der Finanzverwaltung entspricht.
Private und berufliche Nutzung – eine Frage des Anteils
Entscheidend für die steuerliche Absetzbarkeit von Computern ist der Grad der beruflichen Nutzung. Wird ein Computer zu weniger als 10 % beruflich genutzt, sind die Kosten nicht abzugsfähig, sondern gelten als rein private Aufwendungen. Bei gemischter Nutzung, das heißt sowohl beruflich als auch privat, ist es wichtig, den Nutzungsanteil objektiv zu ermitteln, zum Beispiel anhand der tatsächlichen Nutzungszeit. Das Finanzamt akzeptiert in der Regel eine 50-prozentige berufliche Nutzung, wenn diese plausibel dargelegt werden kann. Ein Indiz hierfür kann die Berufsbezeichnung sein, wobei Berufe wie Bürokauffrau oder Lehrer häufig als Beispiel für eine solche Nutzung herangezogen werden.
Wer jedoch einen höheren beruflichen Nutzungsanteil geltend machen möchte, sollte sich auf Nachfragen und möglicherweise detaillierte Prüfungen durch das Finanzamt einstellen. Ist eine klare Aufteilung zwischen beruflicher und privater Nutzung nicht möglich, kann der mögliche Steuervorteil verloren gehen. Es empfiehlt sich daher, genaue Aufzeichnungen zu führen und gegebenenfalls einen Steuerberater hinzuzuziehen.
Auch einzelne Hardwarebestandteile sind absetzbar
Beruflich genutzte IT-Geräte und zugehörige Anwendungen sind steuerlich begünstigt, wenn sie als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Neben den Hauptgeräten wie Computern oder Laptops sind in diesem Zusammenhang häufig auch Peripheriegeräte und einzelne Hardwarekomponenten relevant. Dazu gehören Mäuse, Tastaturen, Kameras, Lautsprecher, Docking-Stationen, Headsets und geräuschunterdrückende Kopfhörer sowie Drucker und Druckerpatronen.
Beamer, Speichermedien wie USB-Sticks oder externe Festplatten, Netzteile und Monitore können ebenfalls angegeben werden und helfen, die Steuerlast zu reduzieren.
