Der Blick geht zur Uhr. In nur wenigen Minuten startet das nächste Meeting, wovon so viel abhängt: Der Kunde entscheidet sich entweder für oder gegen das Projekt. Alles ist vorbereitet: Das Headset für die Videokonferenz liegt bereit, der Laptop ist an einen laufenden Stromfluss angehängt – es fehlt nur noch der Klick auf den per E-Mail erhaltenen Zoom-Link. Ein letzter, aber entscheidender Schritt, besonders wenn die entsprechende elektronische Nachricht einfach nicht mehr aufzufinden ist. Weder im Papierkorb, noch Postausgang – nirgendwo ist die so wichtige Einladung vorhanden. Eine peinliche Situation, die sich aber vermeiden lässt. Gerade für Unternehmen, die im Rahmen der Corona-Pandemie, nahezu alle Mitarbeitende ins Home-Office geschickt haben, lohnt sich daher das Verwenden eines Backup-Services. Viele der aktuell auf dem Markt verwendeten Systeme sind nicht für die Bereitstellung von Datenschutzdiensten entwickelt worden. Zu diesem gehört etwa das im Jahre 2011 an den Start gegangene Programm Office 365 von Microsoft.
Wie bröselig der Datenschutz bei Office 365 ist Ohne die automatische Speicherung der Daten auf einem externen Server sind die einmal verloren gegangenen Datensätze, für einen Laien oder auch Profi, nahezu nicht wieder herstellbar. Das Hinzuziehen von kompetenten Dienstleistern bietet den Vorteil, dass die automatisch gespeicherten Datensätze extern vor Fremdzugriffen geschützt werden. Ein Backup von Office 365 lohnt sich schon alleine, da auf diese Weise nicht nur eventuell gelöschte E-Mails, sondern ebenso beschädigte oder durch einen Virus mutwillig zerstörte Anhänge sowie Kontaktinformationen, Kalendereinträge oder die Dokumentenbibliothek gesichert sind. Zahlreiche Analysen durch Experten zeigen, dass der Datenschutz der Anwendung Microsoft Office 365 lückenhaft ist.
Die Vorteile von externen Backup-Services Für die Abwicklung eines Geschäftes oder eines Projektes werden oft große Datensätze produziert. Immer mit dabei: personenbezogene Daten. Gesetzlich bestimmt, sind dies Informationen, die eine Person identifizierbar machen. Sie gelten als besonders schützenswert. Natürlich fallen Geschäfts-interne Datensätze, welche die Wettbewerbsfähigkeit des jeweiligen Unternehmens ausmachen, in die Kategorie „besonders schützenswert“. Deutlich formuliert heißt das, dass es in jedem Fall im Interesse eines Unternehmens stehen sollte, einen größtmöglichen Schutz für seine produzierten Daten gewährleisten zu können. Der Backup-Service bietet im Allgemeinen den Vorteil, dass einem nicht nur eine zentralisierte Verwaltung zur Verfügung steht, sondern ebenso, dass Einem kompetente Ansprechpartner bei Problemen direkt zur Seite stehen. Einer dieser Dienstleister ist das Unternehmen Altaro, welches eine Abonnenten-basierte Lösung zur Sicherung und Wiederherstellung der Postfächer anbietet. Eine andere Möglichkeit bieten spezifische Tools zur Datenrettung.
Schutz vor den eigenen Fehlern Nicht immer sind es böswillige Umstände, die einen Datenverlust verursachen und ein Backup zum Lebensretter werden lassen. Manchmal, oder eigentlich in den meisten Fällen, ist es das Verschulden von uns selbst. Die verschüttete Kaffeetasse über dem Laptop, die fehlende Sensibilität beim Umgang mit Passwörtern (wodurch Fremdeinwirken wahrscheinlicher wird) oder das Surfen auf unsicheren Internetseiten, gehören zu den prominentesten Beispielen, warum Datensätze verloren gehen, beschädigt oder zerstört werden. Weshalb es wichtig ist, sich neben einem guten Backup-Plan für den Notfall ebenfalls präventiv Lösungen und Wege zu überlegen. Das Verwenden von sicheren Passwörtern zu einem ersten Schritt zur Sicherung der schützenswerten Datensätze übergehen sollte. Beliebte Wort- oder Zahlenkombination wie 123456 oder der Name vom Ehemann oder einer anderen geliebten Person oder Sache, sollten dabei dringlichst vermieden werden.
