Mindestens ein Drucker ist in jedem Unternehmen zu finden, denn obwohl mittlerweile Dokumente digital verwaltet werden, kann vielfach nicht auf gedruckte Unterlagen verzichtet werden. Viele Betriebe wissen gar nicht wie hoch ihr Output an gedruckten Unterlagen ist und vor allem nicht, wie viele Kosten damit verbunden sind. Nur wenige machen sich allerdings Gedanken wie sie effizient ihre Druckerflotte managen. Mit dem richtigen Management ist aber auch ein großes Potenzial an Einsparungen verbunden, wozu nicht nur geringere Kosten gehören, sondern auch der Zeitaufwand geringer ausfallen kann.
Teure und wenig effiziente Druckerinfrastruktur
Bei vielen Unternehmen beginnt das Problem bereits bei der Anschaffung des Gerätes. Der Output an gedruckten Seiten wird häufig falsch eingeschätzt und Geräte angekauft, die zu wenig Leistung haben oder zu leistungsstark sind. Selbst diese Geräte können unnötige Kosten verursachen, denn sie sind nicht nur in der Anschaffung häufig teurer, sondern auch in den laufenden Kosten. Daher ist es für Unternehmen wichtig sich vorab Gedanken zu machen, was der Drucker können bzw. später leisten muss. Unterschätzt wird oft auch der Platzaufwand, denn ein Gerät benötigt. Drucker für Unternehmen sind nicht vergleichbar mit den kompakten Modellen, die Privatanwender kaufen, denn oft kann ein Gerät mehr als nur drucken und ist Kopierer bzw. Scanner in einem. Solche Geräte lassen sich dann nicht mehr einfach auf dem Schreibtisch platzieren, sondern benötigen einen geeigneten Standort. Wird ein Drucker von mehreren Angestellten genutzt, dann ist der Standort sogar noch wichtiger, denn die Wege sollten möglichst kurz sein, damit Zeit gespart wird. Dies bedeutet, dass vielleicht sogar mehr als ein Drucker angekauft werden muss, vor allem wenn der Druckoutput sehr hoch ist.
Verbrauch als Kostenfalle
Wer gezielt seine Druckerflotte managen möchte, der hat oft den Fokus auf den Kosten. Das Hauptaugenmerk darauf zu legen, ist durchaus berechtigt, denn viele unterschätzen die Höhe der laufenden Kosten. Dazu gehören in erster Linie Tinte bzw. Toner sowie das Papier. Bei beiden gibt es großes Einsparungspotenzial, wenn bereits bei der Bestellung vorausschauend gehandelt wird. Viele vergessen bei den laufenden Kosten allerdings auch, dass dazu die Wartung und Reparatur gehört. Bei einigen Druckermodellen kann dies ein sehr großer Posten sein. Hinzu kommen Unannehmlichkeiten durch den Ausfall von Geräten, die gerade in Reparatur oder Wartung sind.
Alternative Lösungsansätze
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Unternehmen ihre Druckerflotte managen können. Immer wichtiger ist das Online-Management geworden. Dazu werden die Geräte online überwacht und es kann zeitnahe Toner und Papier nachbestellt werden. Einige online Dienste haben ein Online-Management entwickelt, welches die Verwaltung der Geräte herstellerunabhängig zulässt. Die Drucker werden einfach im ersten Schritt registriert und dann fortlaufend überwacht. Der Vorteil ist, dass rechtzeitig Toner und Papier nachbestellt werden kann, denn die Unternehmen werden zeitnah an die Bestellungen erinnert. Das bedeutet nicht nur keine unnötigen Lagerkosten, sondern auch, dass Toner und Papier rechtzeitig zur Verfügung steht. Unternehmen werden im Rahmen des Online-Managements auch daran erinnert, wenn es Updates für ihre Geräte gibt. Erinnerungen gibt es auch wenn eine Wartung ansteht beziehungsweise, wenn das Gerät Statusmeldungen meldet.
Einsparungen ab dem ersten Gerät
Wer online seine Druckerflotte managen möchte, der kann ab dem ersten Gerät mit Einsparungen rechnen. Das Online-Management für die Druckerinfrastruktur lohnt sich damit sowohl für kleine als auch für große Unternehmen. Selbst Behörden können von diesem Service profitieren, denn sie können damit ebenfalls effizienter ihrer Druckerflotte managen und so Geld einsparen, dass vielleicht in anderen Bereichen dringender benötigt wird. Diese sind vor allem wichtig, wenn es darum geht, die gesamte Infrastruktur zu optimieren und vielleicht auch den Druckoutput zu verringern. Viele Dokumente müssen nicht ausgedruckt werden, sondern könnten auch digital abgelegt werden. Vor allem unterschiedliche Versionen müssten nicht alle gedruckt werden, oft reicht es nur die Endversion zu drucken. Dadurch sparen nicht nur die Unternehmen Kosten, eine Reduktion des Druckoutputs ist auch nachhaltig und positiv für das Image eines Unternehmens.
