Um die Thematik bestmöglichst verstehen zu können, geht es zunächst einmal darum, den Zweck der Abhaltung von Videokonferenzen zu betrachten. Grundsätzlich geht es also darum, die Übertragung und Speicherung der Daten bei einer stattfindenden Videokonferenz zu untersuchen. Hier wird sich dabei auf die Übertragung der Daten über IP-basierten Netzen konzentriert. Bei dieser Übertragung werden die Signalisierungs- und Nutzerdaten zwischen den zentralen Servern und den Lösungen für die Durchführung einer Konferenz als Pakete übertragen – wodurch ein Medienstrom von Audio- und Videodaten entsteht. Sind die Netze nicht genau konfiguriert, wird die Übertragung von Sprache und Video-, Audio- und Signalisierungsdaten gemacht.
Allerdings muss bei der Nutzung technologiebasierten Netzen Schwankungen der Bandbreite, durch die es zu Störungen in der Kommunikationsbeziehung kommen kann. Zudem kann es möglich sein, dass die Übertragung der einzelnen IP-Pakete wegen des Routers verschiedene Wege durch das Internet nimmt. Die kann anschließend dazu führen, dass die Übertragung der Daten in falscher Reihenfolge und mit verringerter Qualität erfolgt. Die Basis vom Verlust der Pakete für die Übertragung und Verzögerungen – sogenannte „Delays“ – oder Schwankungen dieser Verzögerungen – der „Jitter“ – erfolgen. Dabei gilt grundsätzlich, dass die Qualität der Bilder oder der Sprache von dem Niveau des Jitters oder den Delays abhängig ist.
Wie kann eine Videokonferenz bestmöglichst stattfinden?
Unternehmen, die Videokonferenzen durchführen, sollten bedenken, dass sie in Echtzeit stattfindet. Dies bedeutet wiederum, das ein leistungsstarkes Netzwerk zur Durchführung gebraucht wird. Damit sich die Videokonferenz optimal organisieren lässt, müssen spezielle und schlichte Räumlichkeiten bereitgehalten werden. Auch andere, ergänzende Hardware – wie Videokonferenzsysteme vom Marktführer Logitech – können helfen, das Umfeld, in dem die Konferenzen stattfinden, noch weiter zu verbessern. Dies liegt vorrangig in einer optimierten Ton- und Bildqualität.Die Voraussetzung besteht allerdings darin, dass sie regelmäßig mit dem Unternehmen in Kontakt treten können.
Die Durchführung von regelmäßigen Videokonferenzen gehört vor allem bei allen international tätigen Unternehmen mittlerweile zum Unternehmensalltag hinzu. Doch durch die steigende Digitalisierung werden auch immer mehr Freiberufler angestellt, die nicht direkt vor Ort in der Firma oder eine Remote-Tätigkeit ausführen. Dies funktioniert zwar nicht in allen Berufszweigen, doch in Bereichen, in denen lediglich ein Laptop oder Computer oder ein Laptop sowie eine schnelle Verbindung mit dem Internet vorhanden ist, ist es kein Problem.
Durch diese moderne Form der Arbeitsorganisation hat das Unternehmen und auch die Mitarbeiter mehrere Vorteile. Das Unternehmen beispielsweise profitiert von einer höheren Profitabilität und geringeren Kosten, da die Reisekosten wegfallen. Die Mitarbeiter, die im Homeoffice tätig sind, erhalten ein höheres Maß an Flexibilität bei der Ausübung ihrer Tätigkeit und können sich ihre Arbeit vollständig selbst einteilen. Die Voraussetzung besteht allerdings darin, dass sie regelmäßig mit dem Unternehmen in Kontakt treten können.
Anforderung des Datenschutzes an Videokonferenzen
Gerade bei der Corona-Pandemie mussten viele Mitarbeiter ihre Arbeit aus dem Homeoffice heraus erledigen. Da nun kein direkter Kontakt mit anderen Kollegen oder Teammitgliedern mehr möglich war, wurde ein Großteil der Kommunikation ins Internet verlagert. Dies bedeutete aber auch, dass Datenschutz im Sinne der Datenschutzgrundverordnung – kurz DSGVO – einen höheren Stellenwert eingenommen hat. Der Grund liegt darin, dass während der Videokonferenzen viele personenbezogene Daten der Teilnehmer verarbeitet werden. Aufgrund der Lösungsvielfalt ist es notwendig, dass Bild und Ton einem strengen Datenschutz unterliegen.
Relevant für die Sicherung der personenbezogenen Daten aller Teilnehmer ist vorrangig der für die Unternehmenssicherheit Verantwortliche eines Unternehmens. Durch ihn muss gewährleistet sein, dass sämtliche Voraussetzungen und juristischen Merkmale befolgt werden, da sonst teils extreme Strafen drohen. Insgesamt muss beachtet werden, dass die Daten der Teilnehmer nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die personenbezogenen Daten sicher bleiben. Wenn allerdings Mitarbeiter oder Teilnehmer an einer Videokonferenz explizit der Verwendung seiner Daten zustimmt, können sie genutzt werden.
